Descubra o que faz um escriturário, quais são as principais atividades e como esse profissional ajuda a organizar documentos e processos empresariais. Este guia rápido e prático vai te mostrar o passo a passo do trabalho dele.
O que é e para que serve um escriturário
O escriturário é o profissional responsável por organizar, classificar, arquivar e controlar documentos e informações de uma empresa. Seja em papel ou em formato digital, a função dele é garantir que tudo fique fácil de encontrar, armazenado de forma segura e em conformidade com as regras da empresa e da legislação. Esse trabalho é essencial para manter a empresa organizada, economizar tempo na hora de buscar papéis e evitar problemas com fiscalizações ou auditorias. O escriturário cuida desde a entrada de documentos até a sua devida destinação, seguindo processos claros e definidos.
Passo a passo do que faz um escriturário no dia a dia
- Recebimento e separação dos documentos
O primeiro passo é receber a papelada, seja ela de clientes, fornecedores, interna ou de outras áreas. O escriturário separa os documentos por tipo, data ou assunto, já deixando tudo mais organizado logo no início. - Classificação e arquivamento
Em seguida, ele classifica cada documento de acordo com as regras da empresa, criando pastas, etiquetas ou sistemas de identificação. Depois, encaminha tudo para o arquivo físico ou digital, garantindo que esteja no lugar certo e possa ser recuperado depois. - Controle de entrada e saída
O escriturário também registra toda a movimentação de papéis: quando entra, é anotado o recebimento; quando sai, seja para ser arquivado em outro local ou devolvido, ele faz a saída. Isso ajuda a rastrear onde cada documento está a todo momento. - Digitalização e backup
Hoje em dia, muita parte do trabalho do escriturário envolve digitalizar documentos, fazer o upload em sistemas internos e garantir que tenham backup seguro. Ele cuida da conversão, da organização das pastas digitais e da preservação dos arquivos a longo prazo. - Atendimento de solicitações e apoio a áreas internas
O escriturário ainda responde a pedidos de documentos, empréstimos de arquivos e consultas, seja por telefone, e-mail ou pessoalmente. Ele apoia outras áreas da empresa, facilitando acessos e entregando informações rápido, dentro dos processos corretos. - Conferência e entrega de documentos arquivados
Antes de finalizar, ele faz conferências para garantir que arquivos devolvidos estejam completos e em bom estado. Também pode preparar e entregar volumes para arquivo permanente, cumprindo prazos e normas da empresa.
Ferramentas e requisitos para trabalhar como escriturário
- Organização e atenção aos detalhes: ser meticuloso é fundamental para evitar erros na hora de classificar ou localizar documentos.
- Conhecimento em sistemas de arquivo: dominar sistemas físicos e digitais, como pastas, etiquetas, softwares de gestão e cloud storage.
- Habilidade com tecnologia: conforto com programas de computador, planilhas, scanners, impressoras e sistemas internos da empresa.
- Confidencialidade: saber manusear informações sensíveis com sigilo e respeito à privacidade.
- Comunicação clara: saber explicar processos, buscar documentos e falar com colegas de outros setores de forma simples e objetiva.
- Rotina de trabalho: o escriturário geralmente trabalha em escritório, com horário comercial, mas pode precisar de ajustes em épocas de entrega de arquivos ou auditorias.
Erros comuns que devem ser evitados
Mesmo trabalhando com tarefas aparentemente simples, é comum que aconteçam alguns deslizes. Saber quais são os principais erros ajuda a manter a qualidade e a evitar retrabalho.
- Arquivar sem conferência: colocar documentos no lugar errado gera confusão mais tarde e pode atrasar processos importantes.
- Não atualizar o controle de entrada e saída: esquecer de registrar quando um documento sai ou entra prejudica a rastreabilidade e a responsabilidade.
- Ignorar a digitalização e os backups: deixar arquivos apenas em papel sem cópia digital aumenta o risco de perda acidental ou danos físicos.
- Falta de atenção às normas da empresa: cada organização tem suas regras de arquivamento; não seguirlas pode causar problemas em auditorias ou fiscalizações.
- Deixar papais acumulados: esquecer de descartar documentos inúteis ou já arquivados ocupa espaço e dificulta a localização do que importa.
Perguntas frequentes
Qual a principal função de um escriturário em uma empresa?
Organizar, arquivar e controlar documentos, garantindo que estejam seguros, fáceis de encontrar e em conformidade com as regras internas e legais da empresa.
É necessário formação específica para ser escriturário?
Embora não seja exigida uma graduação específica, costuma ser necessário ter Ensino Médio completo e conhecimento em sistemas de arquivo, digitalização e informática básica.
O que um escriturário digital faz diferente de um arquivista tradicional?
O escriturário digital foca mais na parte eletrônica, organizando, digitalizando e dando manutenção a documentos e pastas em sistemas e na nuvem, enquanto o arquivista tradicional costuma atuar mais no arquio físico.
Como posso me preparar para entrar nessa área?
Invista em cursos de arquivologia, informática e softwares de gestão, além de buscar estágios ou trabalhos em escritórios para ganhar experiência prática com organização de papéis e digitização.
